سياسة الترشيح والتعيين في مجلس الادارة ولجانه

مقدمة عامة
استناداً الى توجه مجلس إدارة المصرف الدولي الإسلامي، والخطة الاستراتيجية للمصرف؛ فقد تم اعداد هذه الوثيقة حيث تقوم هذه الوثيقة بتوضيح سياسات المصرف الدولي الاسلامي – سياسة الترشيح والتعيين في مجلس الإدارة ولجانه التي يتم اتباعها من قبل (قسم الموارد البشرية) واللجان والاقسام المعنية
الأهداف
تهدف هذه السياسة إلى ما يلي:
1. تحديد الآليات والمعايير والإجراءات والضوابط المتبعة في ترشيح وانتخاب وتعيين أعضاء مجلس إدارة المصرف واللجان المنبثقة عنه
2. ضمان إتاحة الفرصة لأكبر عدد ممكن من الأشخاص ذوي الكفاءات والخبرات المؤهلين للمشاركة في عضوية مجلس إدارة المصرف واللجان المنبثقة عنه.
3. التأكيد على تطبيق مبادئ العدالة والشفافية والمساواة في عمليات الترشيح والانتخاب والتعيين لمجلس الادارة ولجانه.
4. التأكيد على اقرار المرشح/ المعين لمجلس الادارة ولجانه بالالتزام بكافة الضوابط والأحكام والالتزامات التي يقررها المصرف
وتفرضها الجهات التنظيمية

ترتبط هذه السياسة وتتكامل مع السياسات والوثائق الأخرى ذات الصلة بعمليات الترشيح والانتخاب والتعيين والاحلال لأعضاء مجلس الإدارة ولجانه مثل سياسة الإحلال لأعضاء مجلس الادارة ولجانه ودليل الحوكمة وخاصة الجزء المتعلق بحوكمة مجلس الإدارة الصادرة عن البنك المركزي العراقي، وغيرها، والسياسة المتعلقة بمكافآت أعضاء مجلس الإدارة، وبما يتفق مع الأحكام ذات الصلة، ودليل الحوكمة المؤسسية الخاص بالمصرف الدولي الاسلامي وأي تحديثات وتعديلات لاحقة عليها

نطاق تطبيق السياسة
– تسري احكام هذه الوثيقة على مجلس الإدارة واللجان المنبثقة عن المجلس

تعليمات عامة
– تسري احكام هذه الوثيقة وما يطرأ عليها من تعديلات اعتباراً من تاريخ اعتمادها من قبل إدارة المصرف.
– للمصرف تعديل هذه الوثيقة او جزء منها في أي وقت بما يراه مناسباً لمقتضيات وظروف العمل.
– في جميع الأحوال، يلتزم المصرف بإرسال قائمة بأسماء وبيانات المرشحين لعضوية المجلس الى الهيئة العامة لإعتمادها قبل التاريخ المحدد لانتخابات المجلس بأسبوعين على الأقل مرفقا بها السيرة الذاتية لكل مرشح، وصورة طبق الأصل من متطلبات الترشيح وكذلك الحصول على موافقة البنك المركزي العراقي
– بالإمكان اعتماد شركات التوظيف المختصة او الموقع الالكتروني المختصة في التوظيف في اختيار المرشحين لاعضاء مجلس الإدارة
التعريفات
– كبار المساهمين : هم المساهمين الذين يملكون 5% او اكثر من رأسمال المصرف
– المراجعين الخارجيين للمصرف : هم المدققين الخارجيين

1.0 الإعلان عن فتح باب الترشيح

1. بإشراف لجنة الترشيحات والمكافأت المنبثقة عن مجلس الإدارة, يعلن المصرف عن فتح باب الترشيح لعضوية مجلس الإدارة لدورة المجلس الجديدة (اربعة سنوات)، أو على حسب ما يتطلبه المصرف، لمن تتوافر فيهم شروط العضوية المطلوبة مثل: المؤهل العلمي، سنوات الخبرة العملية، التخصصات المطلوبة، وغير ذلك من الشروط، حيث يتم الترشيح وفق الشروط المبينة ضمن المادة 17 من قانون المصارف رقم (94) لسنة 2004 والأحكام والضوابط والمتطلبات الواردة في دليل الحوكمة المؤسسية وتعليمات البنك المركزي العراقي وغيرها من ضوابط وتعليمات الجهات التنظيمية ووفق ما هو وارد بدليل الحوكمة المؤسسية الخاصة بالمصرف
2. يحدد في الإعلان تاريخ بداية ونهاية فترة الترشيح

1.1 متطلبات ونماذج الترشيح
يجب على من يجد لديه القدرة والجدارة للترشح وتتوافر فيه الشروط والضوابط والأحكام المشار إليها، ويرغب في الترشح الالتزام بما يلي:
1. أن يقدم المرشح إلى المصرف ملفآ يتضمن كحد أدنى سيرته الذاتية ومؤهلاته العلمية وخبرته العملية في مجال أعمال المصرف ومايدعمه من وثائق.
2. تعبئة النماذج والاقرارات والافصاحات الأخرى المعتمدة بالمصرف.
3. أن يقدم المرشح وثيقة يحدد فيه عضوياته في مجالس إدارات الشركات المساهمة واللجان التي تولاها / لا يزال يتولاها المرشح، على أن يوضح فيه ما يلي:
أ‌- تواريخ شغله العضوية وانتهائها أو إنهائها
ب‌- تقديم صورة واضحة من هوية الأحوال المدنية او البطاقة الوطنية الموحدة سارية المفعول وجواز السفر وأرقام الاتصال الخاصة بالمرشح، وتشتمل على الأقل عنوان سكن المرشح، رقم الهاتف، وعنوان البريد الإلكتروني
ج‌- تقديم بيان وثيقة للمؤسسات التي يشترك المرشح في إدارتها أو ملكيتها وتمارس أعمالآ شبيهة بأعمال المصرف أو لها عقود أو مصالح مشتركة مع المصرف
4. التزام المرشح في حالة انتخابه لعضوية مجلس الإدارة بتقديم الإفصاحات المطلوبة وفقاً لسياسة تعارض مصالح أعضاء مجلس الإدارة وأعضاء اللجان المنبثقة عن المجلس.
5. تعبئة النموذج/النماذج المتعلقة بالاستقلالية وتوافر شروط العضوية المعتمدة من المصرف، المتطلب فيها على سبيل المثال توضيح لأي علاقة قرابة أو غيرها تربطه بكبار المساهمين، أو بالمدققين الخارجيين للمصرف، وبيان بالعقود والصفقات القائمة مع المصرف وللمرشح فيه مصلحة مباشرة أو غير مباشرة.
6. أي نماذج أو متطلبات أو وثائق إضافية أخرى تحددها الجهات الرسمية التنظيمية أو الرقابية المشرفة على عمل المصرف وفق القانون وعلى وجه الخصوص البنك المركزي العراقي.

1.2 الشروط الواجب توفرها في عضو المجلس

أن يكون عضو المجلس مؤهلا، ويتمتع بقدر كاف من المعرفة بالأمور الإدارية والخبرة المناسبة لتأدية مهامه بصورة فعالة، ويتعين عليه تخصيص الوقت الكافي للقيام بعمله بكل نزاهة وشفافية بما يحقق مصلحة المصرف وأهدافه وغاياته. ويشترط في عضو المجلس ما يلي:
1. ألا يقل عمره عن ثلاثين عاما، وأن يكون متمتعا بالأهلية الكاملة
2. ألا يكون قد سبق الحكم عليه بعقوبة جنائية، أو في جريمة مخلة بالشرف أو الأمانة، أو في جريمة من الجرائم المشار اليها في القانون العراقي. أو أن يكون ممنوعا من مزاولة أي عمل لدى الجهات الخاضعة لرقابة البنك المركزي العراقي بموجب القانون العراقي، أو أن يكون قد قضي بإفلاسه، ما لم يكن قد رد اليه اعتباره.
3. أن يكون مساهما ومالكا عند انتخابه لعدد من أسهم المصرف
4. على المرشح لعضوية المجلس تقديم إقرارا مكتوبا يقر فيه بعدم توليه أي منصب يحظر عليه قانونا الجمع بينه وبين عضوية المجلس

1.3 إجراءات فحص وفرز الأوراق واختيار/تحديد المرشحين

1. تجميع كافة طلبات الترشيح المقدمة مع مرفقاتها من الوثائق اللازمة على أن يتم تحديثها وارسالها خلال سبعة أيام عمل من غلق باب الترشيح إلى لجنة الترشيحات والمكافآت في المصرف.
2. تعمل لجنة الترشيحات والمكافآت على مراجعة وفحص وفرز طلبات الترشيح ومرفقاتها ومتطلبات الترشيح، ومن ثم اختيار/تحديد المرشحين المستوفين للشروط الوادرة في دليل الحوكمة المؤسسية الخاص بالمصرف الدولي الإسلامي والمتطلبات والمعايير -وفقا لما جاء بهذه السياسة- بما في ذلك عدم سبق إدانتهم بجريمة مخلة بالشرف والأمانة، ومن خلال الوثائق الرسمية المختصة بذلك، ورفع توصياتها بهذا الشأن إلى مجلس الادارة؛
3. على اللجنة التأكد من أن عدد المرشحين المستقلين يجب أن يحقق العدد الالزامي للأعضاء المستقلين المتطلب في تشكيل المجلس والبالغ 4 أعضاء مستقلين كحد ادنى أو ثلث أعضاء المجلس ايهما اكثر، بما يستوجب مراعاة عدم ترشيح عضو غير مستقل في حال ترتب على ذلك عدم توافر الحد الأدنى الإلزامي لعدد الأعضاء المستقلين المتطلب بالمجلس وفق الأنظمة واللوائح والضوابط الالزامية ذات الصلة، ووفقاً لتعريف العضو المستقل وتعريف وتحديد حالات وعوارض الاستقلالية الواردة فيها خاصة ضوابط الحوكمة المؤسسية للمصارف الصادرة عن البنك المركزي العراقي ودليل الحوكمة المؤسسية الخاص بالمصرف الدولي الإسلامي.
4. تعمل اللجنة على التأكد من حفظ طلبات الترشيح التي تم رفضها لعدم توافر المتطلبات اللازمة في الوقت المحدد، أو التي لم تتوافر فيها أي من الشروط والمتطلبات الإلزامية المذكورة أو المشار إليها بهذه السياسة، وذلك لمدة دورة المجلس؛
5. يقتصر التصويت في الهيئة العامة على المرشحين الذين اعتمد مجلس الإدارة ترشيحهم لعضوية المجلس بعد استيفائهم للمتطلبات اللازمة للترشيح كما وردت في هذه السياسة ومن بينها الحصول على عدم ممانعة الجهات التنظيمية الأخرى ذات الصلة
6. يتم التصويت طبقآ لمنظومة التصويت التراكمي.
7. إخطار كٍل من سوق العراق للأوراق المالية ووزارة التجارة والبنك المركزي العراقي بأسماء أعضاء مجلس الإدارة المنتخبين، وأي تغييرات تطرأ على عضويتهم.

1.4 التزام العضو بالاحكام والشروط التعاقدية

يقوم كافة الأعضاء المنتخبين/المعينين عند بداية عضويتهم بالتوقيع على وثيقة/اتفاقية التي يحدد فيها الأحكام والشروط والالتزامات التعاقدية بين العضو والمصرف، وبما يضمن كحد أدنى اطلاعه على الأنظمة واللوائح ذات الصلة به كعضو مجلس إدارة

1.5 احكام عامة وختامية

يراعى في شروط وضوابط الترشيح والتعيين للعضوية وانتهائها بالأحكام الواردة في دليل الحوكمة في الجزء المتعلق بحوكمة مجلس الادارة، وكذلك الوثائق الأخرى المتعلقة بعمليات الترشيح والتعيين والاحلال لأعضاء مجلس الإدارة ولجانه مثل سياسة الاحلال والبنود والأحكام ذات الصلة الخاصة بالمصرف. كما تحدد مكافآت الأعضاء وفق السياسة الخاصة بالمكافآت وذلك بما لا يتعارض مع الأحكام ذات العلاقة